YÖK tarafından başlatılan, transkript belgelerinin (not dökümü belgesi) dijital ortamda alınabilmesine yönelik çalışmalar tamamlandı. YÖK’ün üniversitelerle birlikte yürüttüğü çalışmalar neticesinde öğrencilerin en çok ihtiyaç duyduğu resmi belgelerden biri olan transkript belgesinin standart bir formda, ücretsiz, Türkçe ve İngilizce olarak çift dilde e-Devlet kapısı üzerinden kolayca temin edilebilmesi imkânı sağlandı.
- Üniversitelerle birlikte bir çalışma yapıldı
YÖK tarafından başlatılan çalışmalar kapsamında ilk olarak üniversitelerin mevcut transkript belgeleri incelenip taslak bir transkript belgesi oluşturuldu. Söz konusu taslak belge bütün üniversitelere gönderilerek ilgili üniversite yetkililerinin görüş ve önerileri alındı. Görüş alımının ardından belgeye son şekli verilerek bütün üniversitelere standart bir form şeklinde gönderildi.
Bu çalışmaların ardından YÖK, kendi bilgi işlem sistemi ile üniversite bilgi sisteminin uyumunun sağlanarak YÖK’ün e-devlet sistemi üzerindeki alanından transkript belgesinin verilebilmesi için gerekli bütün veri girişlerinin tamamlanması hususunda üniversitelere yazı yolladı. Devlet ve Vakıf bütün üniversiteler de bu verilerin sisteme girişlerini kendileri sağladılar.
- Üniversiteye gitmeden, dijital ortamda ücretsiz olarak alınabilecek
Tamamlanan çalışma kapsamında ülkemizdeki bütün üniversitelerde, Lisans ve Lisansüstünde hali hazırda öğrenci olan ve mezun olacak öğrenciler transkript belgelerini, YÖK’ün e-devlet kapısı üzerindeki alana giriş yaparak “Transkript Belgesi Sorgulama” kısmından ücretsiz, kolay ve hızlı bir şekilde temin edebilecek. Önceki yıllarda mezun olan öğrencilerin transkript belgeleri de üniversitelerin imkânları doğrultusunda yapılacak ek çalışmalar neticesinde üniversiteler tarafından e-devlet sistemine yüklenecek.
Üniversitelerde eğitim öğretim gören öğrenciler veya üniversite mezunları transkript belgelerini almak için daha önceden üniversitelerinin Öğrenci İşleri Daire Başkanlıklarına, Fakültelerine veya Enstitülerine bizzat giderek transkript başvurusu yapıyor ve üniversitelerin altyapısına bağlı olarak belgeyi en erken bir veya iki iş günü içerisinde ancak alabiliyorlardı.
- Zaman ve maddi açıdan tasarruf sağlayacak
YÖK’ün bu dijital hizmeti sayesinde transkript belgeleri e-devlet kapısı üzerinden “Türkçe ve İngilizce” olarak ilk kez çift dilde de alınabilecek. Daha önceden yabancı dilde transkripte ihtiyaç duyan öğrenci veya mezunlar, çok sayıda üniversite bu hizmeti sunamadığı için transkriptlerini tercüme bürolarında para karşılığı tercüme ettirmek durumundaydı. Bu durum özellikle il dışından veya ülke dışından başvuru yapan öğrenci ve mezunlar için zaman ve maddi kayba yol açmakta idi.
YÖK tarafından sunulan bu hizmet sayesinde öğrenciler tercüme masraflarından kurtulacağı gibi yatay geçiş yapması halinde e-transkript belgesine çok kolay erişim sağlayabilecek. Üniversiteler de bu çalışma sayesinde kırtasiye giderlerinden tasarruf ederek, personel ve iş yükü masrafını azaltacak.
- Barkod numarası ile veya kare kod ile doğrulaması yapılabilecek
Öğrenciler artık internete erişim sağlayabildikleri her yerden e-devlet aracılığıyla “barkotlu” ve “kare kodlu” transkript belgesi alabilecek. Belgenin ibraz edildiği kurumlar ve kişiler söz konusu transkriptin kontrolünü YÖK’ün e-devlet kapısı üzerindeki alana giriş yaparak “Transkript Belgesi Doğrulama” kısmında barkod numarası ile veya YÖK Mobil uygulaması ile kare kod aracılığıyla yapabilecek.
- Sahte transkript belgelerinin önüne geçilebilecek
Transkript Belgesi, e-devlet kapısı üzerinden verileceği için kişi ve kurumlar açısından daha güvenli olacak. Bu sayede sahte transkript belgelerinin çıkarılması neredeyse imkânsız hale gelecek.
